Pour les BPO et centres de contacts
Quand des centaines ou des milliers de personnes écrivent au nom de vos clients et de votre marque, les signatures faites à la main ne suivent plus. Soniako est un logiciel de gestion de signatures email qui se synchronise avec Microsoft 365 ou Google Workspace et garde la signature de chaque collaborateur cohérente, à jour et attribuée à la bonne équipe.
Console de démonstration pré-remplie · Hébergée en UE · Sans carte bancaire
Un centre de contacts est l’endroit le plus difficile pour garder des signatures cohérentes : beaucoup de monde, beaucoup de programmes et des effectifs qui ne se stabilisent jamais.
Personne ne peut ouvrir chaque boîte pour vérifier une signature. Avec une mise en place manuelle, le seul moyen de savoir ce qu’envoient un chef d’équipe ou un analyste back-office est d’attendre qu’un client vous transfère un email.
Un fort turnover et des recrutements par cohortes, c’est un flux continu de personnes qui arrivent, changent de programme ou partent. Chacune est une signature à créer, modifier ou retirer.
Le support d’un client, le back-office d’un autre, l’équipe de recrutement et les responsables de compte ont besoin d’informations différentes, et parfois d’un style différent.
Un chef d’équipe est promu, un programme change de site, une file d’attente reçoit une nouvelle ligne directe. Les anciennes informations continuent de circuler pendant des mois, car personne n’est responsable de la mise à jour.
L’installation du poste, les accès et la formation passent d’abord. La signature est le dernier point de la liste : les nouvelles recrues envoient leurs premiers emails clients avec une signature par défaut, ou la copie d’un collègue.
Dans l’externalisation, la confiance est le produit. La signature est le seul élément de marque qui accompagne chaque échange écrit.
Vos clients vous confient leurs propres clients. Quand un message arrive chez l’un d’eux depuis un conseiller de votre entreprise, la signature lui dit à qui il parle, quelle organisation se porte garante de la réponse et comment joindre à nouveau la même personne.
C’est aussi un canal que vous possédez déjà. Chaque email envoyé par vos équipes est lu par des clients, des candidats et des partenaires. Une bannière programmée peut porter un appel à candidatures, une nouvelle offre de service ou un lien pour réserver un rendez-vous avec votre équipe commerciale, sans acheter d’espace média.
Une signature complète et cohérente indique au client de votre client que l’email vient d’une équipe réelle et identifiable.
Nom, poste, équipe et moyen de contact au même endroit et dans le même format, quel que soit l’expéditeur.
Dans un BPO, on recrute en permanence. Une bannière peut promouvoir vos postes ouverts auprès de tous les candidats et partenaires à qui vos équipes écrivent déjà.
La même structure pour chaque conseiller, chef d’équipe et manager : la marque apparaît comme une seule entreprise sur tous les sites.
Une seule console pour toute l’organisation. L’annuaire fait le travail répétitif : personne ne ressaisit les informations de chaque collaborateur.
Connectez Microsoft 365 ou Google Workspace une seule fois. Utilisateurs, groupes et photos de profil se synchronisent seuls, et chaque synchronisation est consignée : ce qui a été créé, mis à jour ou ignoré, et pourquoi.
Construisez votre signature dans l’éditeur par blocs à partir de l’un des six modèles, appliquez votre charte et répartissez les personnes en équipes pour que chaque programme ou service ait la version qui lui correspond.
Nom, poste, équipe et coordonnées viennent de la fiche de chaque personne : une promotion ou un changement d’équipe est une mise à jour d’annuaire, pas une réécriture de signature.
Programmez une bannière cliquable par date et ciblez-la par équipe ou par personne (Pro) : un appel à candidatures pour l’équipe recrutement, une annonce de service pour les responsables de compte.
Pour chaque personne, vous voyez la signature attribuée, sa dernière compilation et si le déploiement est à jour ou en attente, au lieu de l’apprendre par un client.
Impressions, clics et taux de clic par campagne, avec un historique jour par jour : une bannière de recrutement se juge sur ses chiffres comme n’importe quel autre canal.
Soniako fonctionne avec Microsoft 365 et Google Workspace. Au-delà de 200 personnes, découvrez le plan Enterprise sur la page des tarifs, ou lisez notre guide sur les logiciels de gestion de signatures email.
La synchronisation d’annuaire, les équipes, le ciblage, les statistiques et le suivi de déploiement font partie des plans Pro et Enterprise.
Quatre situations que nous entendons le plus souvent côté exploitation, DSI et RH dans l’externalisation.
Remplacez la configuration boîte par boîte par une source unique. Vous modifiez le modèle, Soniako le recompile pour chaque personne concernée et le redéploie.
Concrètement
Un client demande de modifier le pied de signature de tous les emails de gestion de compte : vous le changez une fois au lieu d’écrire à chaque chef d’équipe.
Les nouveaux arrivants entrent via la synchronisation d’annuaire dont vous dépendez déjà. Le suivi du déploiement montre si chaque recrue a la bonne signature ou si elle est encore en attente : personne ne continue d’envoyer la signature par défaut.
Concrètement
Après une vague de recrutement, le responsable d’exploitation ouvre la vue de déploiement et voit quelles recrues sont encore en attente.
Donnez à chaque équipe sa signature, avec des éléments de marque communs et des informations issues de l’annuaire. Les programmes restent reconnaissables et l’entreprise apparaît comme une seule organisation.
Concrètement
L’équipe de recrutement, le back-office et les responsables de compte envoient chacun une signature construite à partir des mêmes blocs de marque.
Utilisez la signature comme emplacement de bannière : postes ouverts, nouvelle offre de service, lien de satisfaction client ou de prise de rendez-vous pour vos commerciaux, programmés par date et mesurés par clics.
Concrètement
Une bannière « Nous recrutons » tourne trois semaines sur les équipes recrutement et exploitation, puis laisse la place à une annonce de service.
Un administrateur intervient une fois au départ. Ensuite, les signatures suivent l’annuaire.
Partez d’un modèle dans l’éditeur par blocs, appliquez votre logo, vos couleurs et vos polices, et choisissez les champs issus de l’annuaire.
Utilisateurs, groupes et photos de profil se synchronisent seuls. Personne n’a à saisir deux fois les données des collaborateurs.
Répartissez les personnes en équipes (un programme, un site, un service) et donnez à chacune sa signature et, si besoin, sa bannière.
Sur Gmail, Soniako écrit la signature dans chaque boîte. Sur Outlook, le complément Soniako se déploie une fois depuis le centre d’administration. Le suivi du déploiement montre qui est à jour.
Un scénario illustratif : un BPO gère plusieurs programmes clients depuis plusieurs sites, sur Microsoft 365, avec une équipe de recrutement qui recrute en permanence.
Avant Soniako
Avec Soniako
Scénario illustratif, ni étude de cas client ni statistique. Une entreprise de cette taille relève du plan Enterprise.
Quatre capacités qui font la différence à grande échelle.
Utilisateurs, groupes et photos de profil viennent de l’annuaire que vous maintenez déjà, avec un historique de synchronisation lisible.
Voyez la signature attribuée à chacun, sa dernière compilation et si elle est à jour ou en attente.
Répartissez les personnes en équipes et ciblez les bannières par équipe ou par personne, pour que chaque programme dise la bonne chose.
Diffusez des bannières de recrutement ou de service entre deux dates et suivez impressions, clics et taux de clic.
Ouvrez la console de démonstration pour voir une signature conçue, attribuée et suivie, ou demandez une démo et nous parcourrons ensemble votre propre configuration.
Gratuit jusqu’à 5 collaborateurs. Sans carte bancaire.
C’est le pilotage centralisé de la signature email de chaque collaborateur depuis une seule console, au lieu de laisser chacun construire la sienne. Pour un BPO, cela signifie des signatures attribuées par équipe ou par programme, alimentées par l’annuaire et tenues à jour à mesure que les personnes arrivent, changent de poste et partent.
En connectant l’annuaire de messagerie. Soniako synchronise utilisateurs, groupes et photos de profil depuis Microsoft 365 ou Google Workspace, construit chaque signature à partir de la fiche de la personne et la recompile quand vous modifiez le modèle. Personne ne ressaisit les informations boîte par boîte.
Seules les personnes qui envoient des emails à l’extérieur en ont besoin. Vous décidez quelles équipes reçoivent une signature : responsables de compte, files de support par email, recruteurs et chefs d’équipe sont des cas typiques, tandis que les équipes uniquement téléphoniques peuvent ne pas en avoir besoin du tout.
Oui. Les personnes sont réparties en équipes, et chaque équipe peut avoir sa propre signature, avec les mêmes éléments de marque que le reste de l’entreprise. Les équipes et le ciblage par équipe font partie du plan Pro.
Le poste, l’équipe et les coordonnées viennent de l’annuaire. Quand la fiche change, la signature suit. Le suivi du déploiement indique, personne par personne, si chaque signature est à jour ou encore en attente.
Oui, avec les deux. Sur Google Workspace, Soniako écrit la signature directement dans Gmail après une seule autorisation d’un administrateur. Sur Microsoft 365, un complément Soniako se déploie une fois depuis votre centre d’administration et fournit la signature dans Outlook.
Un plan gratuit couvre jusqu’à 5 personnes, le plan Pro est facturé par personne jusqu’à 200 personnes, et le plan Enterprise fait l’objet d’un devis pour les organisations plus grandes, avec un accompagnement au déploiement et un DPA. Consultez la page des tarifs ou demandez une démo pour obtenir un devis.
Agents, agences et biens : des signatures cohérentes et une bannière pour chaque lancement de bien.
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