Politique de confidentialité

1. Notre rôle

Nous intervenons à deux titres, et la distinction détermine à qui adresser vos demandes :

• Responsable de traitement pour les données des visiteurs de ce site, des personnes qui nous contactent ou demandent une démonstration, et pour les données de connexion des titulaires de compte.
• Sous-traitant pour les données des collaborateurs que nos clients (les organisations) gèrent dans le Service. L’organisation cliente est alors responsable de traitement : c’est elle qui décide quelles données sont traitées et pourquoi. Nous agissons uniquement sur ses instructions, dans le cadre du contrat qui nous lie et, le cas échéant, d’un accord de traitement des données.

Si vous êtes collaborateur d’une organisation cliente, adressez d’abord vos demandes à votre employeur. Nous l’aiderons à y répondre.

2. Données que nous collectons

• Formulaires du site : adresse email professionnelle et, selon le formulaire, prénom, nom, téléphone, entreprise, fonction, taille de l’entreprise, nombre de licences souhaité et votre message, ainsi que la langue et la page d’origine de la demande.
• Profil des collaborateurs : nom, nom d’affichage, email professionnel, fonction, service, équipe, téléphones, photo, site web et liens vers les réseaux sociaux — les informations qui composent une signature email.
• Compte : rôle, statut, date de dernière connexion et mot de passe, stocké uniquement sous forme chiffrée (hachée).
• Synchronisation d’annuaire : lorsque votre organisation connecte Google Workspace ou Microsoft 365, les identifiants techniques nécessaires pour faire correspondre les comptes et la date de dernière synchronisation.
• Mesure des campagnes : le nombre d’affichages des bannières et de clics sur les liens insérés dans les signatures.
• Données techniques : journaux de serveur (adresse IP, navigateur, date et heure des requêtes) utilisés pour la sécurité et le diagnostic.

Nous ne collectons aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD et nous ne stockons aucune donnée de carte bancaire.

3. Origine des données

• directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire ou utilisez le Service ;
• auprès de l’administrateur de votre organisation, qui crée ou modifie votre profil ;
• auprès de l’annuaire de votre organisation (Google Workspace ou Microsoft 365), lorsque celle-ci active la synchronisation.

Nous n’achetons pas de données personnelles et nous ne les enrichissons pas à partir de sources externes.

4. Finalités et bases légales

• Fournir le Service — créer, mettre à jour et déployer les signatures email : exécution du contrat conclu avec l’organisation cliente.
• Gérer les comptes et sécuriser l’accès : exécution du contrat et intérêt légitime à protéger le Service.
• Répondre à vos demandes de contact, de devis ou de démonstration : mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Mesurer la performance des campagnes d’une organisation cliente : pour son compte, sur ses instructions.
• Améliorer ce site à l’aide de statistiques de fréquentation agrégées et sans cookie : intérêt légitime.
• Respecter nos obligations légales et faire valoir nos droits : obligation légale et intérêt légitime.

5. Signatures accessibles par lien

Une signature email est faite pour être vue par les destinataires de vos messages. Pour qu’un logiciel de messagerie puisse l’afficher sans connexion, certains éléments — la signature générée, la carte de contact (vCard) et la photo — sont servis via des liens contenant un identifiant aléatoire, impossible à deviner ou à énumérer.

Toute personne disposant d’un de ces liens peut donc voir les coordonnées professionnelles qui y figurent : c’est le fonctionnement normal d’une signature. Lorsqu’un collaborateur est supprimé, ces liens sont désactivés.

6. Destinataires des données

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin, et partagées avec :

• nos prestataires techniques (hébergement, base de données, stockage d’images, envoi d’emails, files de traitement, mesure d’audience), qui agissent sur nos instructions et sont tenus à la confidentialité ;
• Google et Microsoft, lorsque votre organisation connecte son annuaire ou déploie ses signatures via leurs services — leurs propres conditions s’appliquent alors ;
• les autorités compétentes, lorsque la loi l’exige ;
• un éventuel repreneur, en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’activité, avec les mêmes garanties.

Nous ne vendons ni ne louons de données personnelles.

7. Transferts hors de l’Union européenne

Certains de nos prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous encadrons le transfert par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d’adéquation.

8. Durée de conservation

• Données des collaborateurs : pendant toute la durée du contrat avec l’organisation cliente, puis supprimées selon ses instructions ou à la fin du contrat.
• Suppression d’un collaborateur : ses informations d’identification sont effacées, sa signature générée et ses photos sont supprimées et ses liens publics cessent de fonctionner.
• Demandes de contact et de démonstration : au maximum trois ans après notre dernier échange.
• Journaux techniques : pendant une durée limitée, proportionnée aux besoins de sécurité.

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS), mots de passe hachés, sessions à durée limitée, cloisonnement des données de chaque organisation et accès restreint aux seules personnes habilitées.

Aucun système n’étant infaillible, nous vous informerons, ainsi que les autorités compétentes lorsque la loi l’exige, de toute violation de données susceptible de vous concerner.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et aux lois applicables, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@soniako.com. Nous répondons dans un délai d’un mois. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays — en France, la CNIL.

11. Cookies et stockage local

Ce site n’utilise pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers. La mesure d’audience, lorsqu’elle est activée, repose sur un outil qui fonctionne sans cookie et ne collecte aucune donnée permettant de vous identifier.

L’application utilise uniquement le stockage strictement nécessaire à son fonctionnement : un jeton de session pour vous garder connecté et votre préférence de langue. Ces éléments ne nécessitent pas de consentement préalable.

12. Mineurs

Le Service s’adresse aux organisations et à leurs collaborateurs. Il n’est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans, dont nous ne collectons pas sciemment les données.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution du Service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous en informerons les titulaires de compte par email ou dans le Service.

14. Contact

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, écrivez-nous à contact@soniako.com.