Microsoft 365 y Google Workspace
Conecta una vez y olvídate
Vincula tu directorio una sola vez. En Gmail, Soniako escribe la firma directamente; en Outlook, el complemento de Soniako se despliega una vez desde tu centro de administración.
Para servicios de TI, MSP y equipos de software
Gestión de firmas de email para empresas de servicios de TI
Tus ingenieros, tu servicio de soporte y tu equipo comercial escriben a los clientes todos los días, a menudo en mitad de una incidencia o de una renovación. Soniako es un software de gestión de firmas de email que se sincroniza con Microsoft 365 o Google Workspace, de modo que la firma de cada empleado es coherente, está actualizada y sirve para promocionar tus servicios.
Consola de demostración ya rellenada · Alojada en la UE · Sin tarjeta
Funciona con
Microsoft 365 Google Workspace
Por qué las empresas de servicios de TI tienen problemas con las firmas de email
Los equipos de TI son quienes «deberían» resolverlo, y también quienes menos tiempo tienen para crearlo y mantenerlo.
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Roles distintos, datos distintos
Un analista de soporte, un ingeniero de campo, un arquitecto de soluciones y un responsable de cuenta necesitan cada uno un cargo y una vía de contacto diferentes. Una firma compartida y copiada falla en todos los casos.
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Nunca llega a lo alto de la cola de tickets
Las actualizaciones de firma tienen poca prioridad frente a incidencias y proyectos. Un cambio de marca o un teléfono nuevo es una petición que se va aplazando una y otra vez.
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Cambios de marca, adquisiciones y nuevas líneas de servicio
Cada cambio de logotipo, dirección, dominio o cartera obliga a tocar los buzones de toda la empresa, y siempre se olvida a alguien.
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Los destinatarios no distinguen un email real de uno falso
Cuando las firmas varían mucho, una firma limpia y coherente da a los clientes una referencia que reconocer. Una solicitud de soporte que parece rara es más fácil de cuestionar si saben cómo suelen verse tus emails.
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Tus propios servicios apenas se mencionan
Tus ingenieros escriben a diario a los responsables de TI de tus clientes, y la firma no dice nada de los servicios gestionados, las revisiones de seguridad o el portal de soporte.
Por qué importa la firma de email en una empresa de servicios de TI
Los clientes te entregan las llaves de sus sistemas. Cada email influye en que decidan si eres tan organizado como dices.
En los servicios de TI, el trabajo es invisible hasta que algo falla. El email suele ser el principal elemento visible: una actualización de incidencia, un aviso de cambio, un presupuesto. Una firma limpia y coherente, con la vía de contacto y los datos de escalado correctos, dice al cliente quién es el responsable.
También apoya el crecimiento. Ingenieros y personal de soporte escriben a quienes compran servicios de TI. Un banner programado puede dirigirlos a una oferta de servicios gestionados, a una revisión de seguridad o a tu portal de soporte, sin coste de medios.
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Confianza y credibilidad
Una identidad coherente entre soporte, ingenieros y ventas es señal de una empresa bien dirigida.
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Comunicación profesional
El cargo, el equipo y la vía de contacto correctos en cada email, ya sea una actualización de incidencia o un presupuesto.
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Pipeline comercial
Un banner con una oferta de servicio o una evaluación gratuita llega a quienes ya leen tus emails.
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Coherencia entre empleados
Ingenieros, analistas y comerciales parecen la misma empresa, no cuatro distintas.
Cómo encaja Soniako en un equipo de servicios de TI
Funciona con el directorio de Microsoft 365 o Google Workspace que ya administras, y se administra una sola vez.
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- Equipos
La firma adecuada para cada rol
Organiza a las personas en equipos (soporte, ingeniería, preventa, ventas) y da a cada uno su firma, con bloques de marca compartidos.
- Plantillas
Créala una vez, por bloques
Parte de una de las seis plantillas en el editor por bloques, aplica tu marca y añade campos que se rellenan solos desde la ficha de cada persona.
- Recompilación automática
Cámbialo una vez, en todas partes
Logotipo nuevo, dirección nueva o dominio nuevo: edita la fuente y cada firma se recompila y se despliega de nuevo, sin trabajo buzón por buzón.
- Banners y programación
Promociona servicios, no solo datos de contacto
Programa un banner para un servicio, un evento o un portal de soporte y segméntalo por equipo o por persona (Pro).
- Alojamiento y protección de datos
Respuestas para las revisiones de seguridad de los clientes
Los datos se alojan en la Unión Europea, cumplen el RGPD, se cifran en tránsito y en reposo, y hay un DPA disponible bajo petición.
Lee las guías de configuración para Microsoft 365 y Google Workspace, consulta la página de precios o descubre cómo los equipos eligen un software de firmas de email.
La sincronización del directorio, los equipos, la segmentación, las estadísticas y el seguimiento del despliegue forman parte de los planes Pro y Enterprise.
Casos de uso de la firma de email para empresas de servicios de TI
Cuatro situaciones que los responsables de TI y operaciones nos plantean con más frecuencia.
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Estandarizar las firmas de ingenieros, soporte y ventas
Da a cada función una firma con la misma estructura de marca y los datos adecuados a su rol. El soporte puede mostrar su vía de asistencia y ventas, el enlace de reserva.
En la práctica
Los analistas de soporte muestran la vía de contacto de asistencia, mientras que los responsables de cuenta muestran una línea directa y un enlace para reuniones.
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Promocionar servicios gestionados y ofertas
Usa el espacio del banner para un diagnóstico de TI, una revisión de seguridad o un nuevo servicio gestionado. Prográmalo, segmenta los equipos adecuados y consulta los clics después.
En la práctica
Un banner «Diagnóstico de TI gratuito» se muestra en los equipos comercial y de cuentas durante una campaña trimestral.
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Desplegar un cambio de marca o una adquisición sin tocar los buzones
Tras una fusión, un cambio de nombre o un logotipo nuevo, editas la fuente una vez. Soniako recompila y vuelve a desplegar las firmas, y el seguimiento del despliegue muestra quién sigue pendiente.
En la práctica
Tras el cambio de nombre de la empresa, una sola edición sustituye el logotipo y la dirección en la firma de todos los equipos.
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Mantener correctos los datos visibles para el cliente cuando cambian los roles
Los ingenieros cambian de proyecto y de equipo. Cargos, equipos y datos de contacto salen del directorio, así que la firma coincide con la persona sin abrir un ticket.
En la práctica
Un ingeniero de campo asciende a jefe de equipo; la actualización del directorio cambia el cargo en la firma.
Conecta una vez y despliega en una tarde
Cuatro pasos, administrados una sola vez por alguien con permisos de administrador en tu plataforma de correo.
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Crea la plantilla de la empresa
Usa el editor por bloques, aplica tu marca y elige los campos que vienen de la ficha del directorio de cada persona.
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Conecta tu organización
Autoriza Soniako en Google Workspace o despliega el complemento desde el centro de administración de Microsoft 365. Usuarios y grupos se sincronizan.
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Asigna las firmas a equipos y empleados
Da a soporte, ingeniería y ventas sus propias firmas y, cuando resulte útil, su propio banner.
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Mantén todo sincronizado
Edita la plantilla una vez; se recompila para todos. Comprueba quién está al día desde la vista de despliegue.
Una empresa de servicios de TI con 150 empleados
Un escenario ilustrativo: un proveedor de servicios gestionados con 150 personas repartidas entre soporte, ingeniería y ventas, sobre Microsoft 365.
Antes de Soniako
- La firma es un archivo en una carpeta compartida que la gente pega en Outlook.
- Tras el último traslado de oficina, la mitad de la empresa sigue mostrando la dirección antigua.
- Los ingenieros usan cargos distintos para el mismo rol.
- La petición de cambio de marca lleva semanas en el backlog de TI, detrás de los tickets de clientes.
- Nada en la firma menciona los servicios gestionados ni las revisiones de seguridad.
Con Soniako
- Una plantilla por función, sincronizada desde el directorio de Microsoft 365.
- Cargos y datos de contacto salen de la ficha del directorio, así que hay una única fuente de verdad.
- El cambio de marca es una sola edición, y el seguimiento del despliegue muestra quién sigue pendiente.
- Un banner programado promociona una oferta de servicio a los equipos que hablan con los compradores.
- TI lo administra una vez y sigue con lo suyo, porque se recompila solo.
Escenario ilustrativo, no es un caso de cliente ni una estadística. Una empresa de este tamaño entra en el plan Pro (hasta 200 personas).
Las funcionalidades de Soniako en las que confían los equipos de servicios de TI
Cuatro capacidades que evitan que esto acabe en el backlog de TI.
- Integración
Microsoft 365 y Google Workspace
Sincronización del directorio y despliegue en Gmail o complemento de Outlook, configurados una vez por un administrador.
- Automatización
Recompilación automática
Edita una plantilla una vez y cada firma asignada se reconstruye y se despliega de nuevo.
- Equipos
Equipos y banners segmentados
Firmas y banners distintos para soporte, ingeniería y ventas.
- Seguridad
Alojamiento en la UE, RGPD y DPA
Alojado en la Unión Europea y cifrado, con un DPA disponible bajo petición para las revisiones de los clientes.
¿Listo para tomar el control de las firmas de email de tu empresa?
Abre la consola de demostración para ver cómo se crea y se asigna una firma, o solicita una demo y repasaremos tu configuración de Microsoft 365 o Google Workspace.
Gratis hasta 5 personas. Sin tarjeta.
Gestión de firmas de email para servicios de TI: tus preguntas
¿Qué es un software de gestión de firmas de email para una empresa de TI?
Es una herramienta que crea, despliega y mantiene la firma de email de cada empleado desde un solo lugar. Para una empresa de servicios de TI se conecta a Microsoft 365 o Google Workspace, de modo que las firmas se mantienen coherentes cuando las personas entran, cambian de rol y se van.
¿Cómo despliego firmas de email con Microsoft 365?
Un administrador despliega una vez el complemento de Soniako desde el centro de administración de Microsoft 365. El complemento obtiene la firma ya compilada en cada mensaje nuevo, lo que la mantiene al día sin que nadie intervenga. La sincronización del directorio se realiza a través de Microsoft Graph.
¿Cómo funcionan las firmas de email de Google Workspace con Soniako?
Un administrador autoriza Soniako una vez a nivel de dominio y Soniako escribe después la firma directamente en Gmail para cada persona. No se instala nada en los equipos de nadie.
¿Necesitamos que TI participe para empezar?
Para probarlo, no: la consola de demostración se abre sin cuenta. Para conectar tu directorio y desplegar, alguien con permisos de administrador en Microsoft 365 o Google Workspace debe hacerlo una vez, al principio.
¿Pueden ingenieros, soporte y ventas tener firmas distintas?
Sí. Las personas se organizan en equipos y cada equipo puede tener su propia firma o banner. Los equipos y la segmentación por equipo y por persona forman parte del plan Pro.
¿Dónde se almacenan nuestros datos y podemos obtener un DPA?
La base de datos y los archivos de firma se alojan en la Unión Europea, con un tratamiento conforme al RGPD y cifrado en tránsito y en reposo. Se proporciona un DPA bajo petición, y con Enterprise se incluyen un DPA y un cuestionario de seguridad.
¿Cuánto cuesta para una empresa de 150 personas?
El plan Pro se factura por persona y mes y cubre hasta 200 personas, con facturación anual disponible. La página de precios muestra los precios actuales; para más de 200 personas, el plan Enterprise se presupuesta.
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